REGULAMIN ORGANIZACYJNY TEATRU
IM. JULIUSZA OSTERWY
W GORZOWIE WLKP.

 

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Regulamin organizacyjny Teatru im. Juliusza Osterwy w Gorzowie Wlkp., zwany dalej „Regulaminem” określa strukturę organizacyjną Teatru, podstawowe obowiązki i kompetencje osób pełniących w Teatrze funkcje kierownicze oraz zasady funkcjonowania w Teatrze poszczególnych komórek organizacyjnych.

§ 2

1. Teatr zarządzany jest przez Dyrektora Teatru zwanego dalej „Dyrektorem”.
2. Dyrektora powołuje i odwołuje Zarząd Województwa Lubuskiego.
3. Bezpośredni nadzór nad Teatrem sprawuje Zarząd Województwa Lubuskiego.
4. Dyrektor wykonuje swoje zadania przy pomocy Głównego Księgowego i Kierowników Działów.

II. ZAKRES DZIAŁANIA I PODZIAŁ ZADAŃ

OSÓB ZARZĄDZAJĄCYCH TEATREM

§ 3

1. Do obowiązków Dyrektora należy m.in.:

1)    realizacja zadań statutowych Teatru,

2)    ustalanie regulaminu organizacyjnego,

3)    ustalanie planów finansowych,

4)    ustalanie regulaminów: pracy, wynagradzania pracowników w uzgodnieniu z organizacjami związkowymi,

5)    reprezentowanie Teatru na zewnątrz,

6)    przedkładanie organowi nadzoru planów rzeczowo-finansowych, sprawozdań, wniosków w powołanym zakresie,

7)    stwarzanie warunków pracy dla uzyskania przez Teatr optymalnych efektów w działalności artystyczno-programowej,

8)    ustalanie i kształtowanie kierunków działalności artystycznej Teatru w tym ustalanie planów repertuarowych na sezony artystyczne,

9)    decydowanie w sprawach z zakresu prawa pracy,

10)    zatwierdzanie planów działalności Teatru,

11)    nadzorowanie przestrzegania przepisów prawa w działalności Teatru,

12)    nadzorowanie dyscypliny pracy,

13)    organizowanie i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej,

14)  decydowanie o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jako reprezentujący administratora danych,

15) nadzorowanie pracy inspektora ochrony danych osobowych nad należytym zabezpieczeniem danych osobowych oraz kompleksowym zapewnieniem przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych.

1. Do obowiązków Głównego Księgowego należy m.in.:

1)    wykonywanie zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi głównych księgowych, w tym ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych,

2)    kierowanie pracą Działu Księgowości oraz koordynacja jego współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Teatru,

3)    sprawowanie nadzoru nad całokształtem działalności Teatru w zakresie ekonomiczno – finansowym,

4)    opiniowanie celowości i efektywności przedsięwzięć gospodarczych,

5)    kontrolowanie prawidłowości decyzji i dokumentów wywołujących skutki finansowe,

6)    organizowanie i kontrolowanie systemu obiegu dokumentów finansowych w Teatrze,

7)    opracowanie planów działalności Teatru, a w szczególności planów usług, przychodów i kosztów, remontów oraz zakupów inwestycyjnych,

8)    opracowanie okresowych analiz ekonomicznych i sprawozdań finansowych,

9)    składanie Dyrektorowi sprawozdania o stanie gospodarki finansowej Teatru,

10)    nadzorowanie prawidłowego rozliczenia dotacji i innych środków finansowych otrzymanych z innych źródeł,

11)    współdziałanie z Archiwum Państwowym w sprawach archiwizowania akt i przechowywanie spisów dokumentów zdanych do Archiwum.

III. ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA

§ 4

W Teatrze funkcjonują następujące komórki organizacyjne:

1)   działy, którymi kierują Kierownicy,

2)   samodzielne stanowiska pracy: Radcy prawnego, Pedagoga teatralnego,

Kierownicy działów oraz pracownicy zarządzający Teatrem zobowiązani są do ścisłego współdziałania.

Jeżeli do określonego zadania niezbędne jest wspólne działanie, Dyrektor lub Główny Księgowy wyznacza koordynatora.

Wszelkie spory kompetencyjne pomiędzy kierownikami działów rozstrzyga Dyrektor.

Kierownicy działów wykonują przypisane im zadania oraz zadania doraźne zlecone przez Dyrektora:

1)    kierują powierzonymi działami,

2)    odpowiadają za terminowe i prawidłowe wykonanie zadań,

3)    biorą udział w ustalaniu przez Dyrektora indywidualnych zakresów czynności poszczególnych pracowników komórek organizacyjnych Teatru,

4)    odpowiadają za organizację i dyscyplinę pracy,

5)    składają Dyrektorowi wnioski w sprawach kadrowych i płacowych,

6)    sprawują nadzór nad rzetelnym wypełnianiem obowiązków przez pracowników,

7)    zapewniają współpracę między komórkami organizacyjnymi w Teatrze,

8)    dbają o podnoszenie kwalifikacji i doskonalenie zawodowe pracowników.

Kierowników działów zastępują ich zastępcy, a w razie braku takiego stanowiska w dziale, pracownicy wyznaczeni przez Kierowników po akceptacji Dyrektora.

§ 5

W strukturze organizacyjnej Teatru wyróżnia się następujące komórki organizacyjne:

1)    Dział Artystyczny,

2)    Dział Księgowości,

3)    Dział Techniczny,

4)    Dział Gospodarczy,

5)    Dział Promocji i Obsługi Widzów,

6)    Dział Administracyjny w nim Inspektor ochrony danych,

7)  samodzielne stanowisko Radcy prawnego,

8)  samodzielne stanowisko Pedagoga teatralnego,

9)  samodzielne stanowisko Ds. Zamówień Publicznych.

§ 6

1. Dyrektorowi Teatru bezpośrednio podlegają:

1)    Główny Księgowy,

2)    Pracownicy Działu Artystycznego,

3)    Kierownik Działu Promocji i Obsługi Widzów,

4)    Kierownik Działu Technicznego,

5)    Kierownik Działu Gospodarczego,

6)    Kierownik Działu Administracyjnego/ Inspektor Ochrony danych

7)  Radca prawny.

8)  Pedagog teatralny.

9)  Specjalista ds. zamówień publicznych

2. Głównemu Księgowemu podlega Dział Księgowości, w skład którego wchodzą:

1)    Zastępca Głównego Księgowego,

2)    Kasjer główny,

3)    Archiwista.

IV. ZADANIA I ZAKRESY DZIAŁANIA

POSZCZEGÓLNYCH KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

§ 7

1. Dział Artystyczny obejmuje aktorów, adeptów, inspicjenta – suflera.
2. Pracą Działu Artystycznego kieruje Dyrektor.8

1. Do zadań Działu Artystycznego należy:

• przygotowanie przedstawień zgodnie z planem repertuarowym,
• współudział w pracach dotyczących repertuaru Teatru,
• współpraca z reżyserem i scenografem oraz wszystkimi pozostałymi realizatorami w zakresie przygotowania przedstawienia,
• współpraca z działem technicznym i poszczególnymi pracowniami Teatru,
• staranne i sumienne przygotowanie powierzonego zadania aktorskiego,
• wykonywanie poleceń i uwag reżysera spektaklu oraz pozostałych realizatorów,

7)   rzetelne kontrolowanie tekstu i pomoc w przyswajaniu tekstu przez  zespół aktorski w czasie prób, a także suflowanie w czasie spektakli

i prób przez inspicjenta – suflera

8)   uczestnictwo w przeglądzie kostiumów i charakteryzacji,

9)   reprezentowanie Teatru w kontaktach z organizacjami

i stowarzyszeniami kulturalnymi,

10)  wykonywanie zadań artystycznych związanych z promocją Teatru,

zarówno w teatrze jak i poza nim,

11)   prowadzenie działalności edukacyjnej Teatru,

12)  uczestnictwo w konferencjach prasowych przy okazji premier i spektakli

repertuarowych oraz innych ważnych wydarzeniach teatralnych,

2. Do zadań Działu Promocji i Obsługi Widzów należy:

1)    współudział w pracach dotyczących repertuaru Teatru,

2)    redakcja merytoryczna i techniczna wydawnictw teatralnych,

3)    reprezentowanie Teatru w kontaktach z organizacjami i stowarzyszeniami kulturalnymi,

4)     kontakty z mediami, organizowanie konferencji prasowych,

5)     reklama i promocja przedsięwzięć realizowanych przez Teatr,

6)     opracowywanie miesięcznego repertuaru Teatru

7)     organizacja sprzedaży spektakli teatralnych,

8)     organizacja widowni,

9)     zapewnienie sprawnej obsługi widzów

10)    sporządzanie odpowiedniej dokumentacji z realizacji spektakli teatralnych,

11)    dokonywanie terminowych rozliczeń ze sprzedaży biletów wstępu, programów i innych publikacji,

12)    właściwe przygotowanie i przekazywanie dokumentów do archiwum

3. Do zadań Działu Technicznego należy:

• opracowywanie kosztorysów i wykonywanie środków scenicznych: dekoracji, rekwizytów, kostiumów teatralnych,
• utrzymywanie właściwych warunków bezpieczeństwa pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w Teatrze, ze szczególnym uwzględnieniem sceny i widowni,
• prowadzenie gospodarki materiałowej i magazynowej na potrzeby działu,
• nadzór i kontrola nad zabezpieczeniem majątku Teatru (będącego na stanie działu) przed kradzieżą i włamaniem,
• zabezpieczenie technicznej obsługi podczas prób i spektakli teatralnych,
• prowadzenie magazynu środków scenicznych,
• prowadzenie racjonalnej gospodarki surowcami i materiałami,
• właściwe przygotowanie i przekazywanie dokumentów do archiwum,
• dokonywanie wspólnie z działem gospodarczym przeglądów, napraw i konserwacji urządzeń technicznych, alarmowych, sygnalizacyjnych, grzewczych, wentylacyjnych i przeciwpożarowych,
• zaopatrywanie instytucji w surowce i materiały.

4. Do zadań Działu Gospodarczego należy:

• prowadzenie spraw administracyjnych i organizacyjnych Teatru,
• zabezpieczenie majątku Teatru przed zniszczeniem, pożarem i kradzieżą,
• prowadzenie spraw związanych z gospodarką materiałową i magazynową,
• nadzór nad właściwym użytkowaniem i konserwacją budynków i urządzeń,
• gospodarka remontowo – inwestycyjna,
• przygotowanie i realizacja przetargów,
• realizacja zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• gromadzenie danych statystycznych i sporządzanie sprawozdań z zakresu administracyjno – gospodarczego,
• utrzymanie porządku i czystości oraz estetycznego wyglądu pomieszczeń Teatru oraz otoczenia,
• przygotowywanie zleceń na usługi komunalne,
• kontrola opłat za światło, wodę, wywóz nieczystości, telefony,
• administrowanie zasobami mieszkaniowymi Teatru,
• stałe czuwanie nad stanem bezpieczeństwa przeciwpożarowego w pomieszczeniach instytucji,
• kierowanie pracą zespołu pracowników gospodarczych, portierów, konserwatorów,
• dokonywanie wspólnie z działem technicznym przeglądów, napraw i konserwacji urządzeń technicznych, alarmowych, sygnalizacyjnych, grzewczych, wentylacyjnych i przeciwpożarowych,
• ewidencja rachunków telefonicznych oraz wystawianie not za przeprowadzone rozmowy prywatne,
• właściwe przygotowanie i przekazywanie dokumentów do archiwum.

5. Do zadań Działu Administracyjnego należy:

• prowadzenie procedur licencyjnych,
• prowadzenie obsługi administracyjnej stanowiska Dyrektora,
• prowadzenie rejestru korespondencji wpływającej i wysyłanej z Teatru zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
• prowadzenie rejestru kontroli,
• prowadzenie rejestru zarządzeń Dyrektora,
• prowadzenie rejestru delegacji,
• prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji,
• prowadzenie przedsięwzięć w zakresie reklamy prasowej i radiowo-telewizyjnej wspólnie z Działem Promocji i Obsługi Widzów,
• prowadzenie akt osobowych pracowników i archiwum w tym zakresie,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz kontrola dyscypliny pracy,
• przygotowanie umów o pracę, umów zlecenia oraz umów o dzieło,
• prowadzenie dokumentacji z zakresu organizacji i zarządzania Teatrem (statut, regulamin organizacyjny, regulamin pracy, dokumenty dotyczące zasad wynagradzania i inne),
• prowadzenie dokumentacji z zakresu zadań obronnych realizowanych w Teatrze,
• funkcje doradcze i kontrolne w zakresie ppoż. oraz bezpieczeństwa i higieny pracy określone w Kodeksie Pracy i przepisach wykonawczych,
• kontrolowanie, identyfikowanie i usuwanie z pomocą wyższego i średniego dozoru technicznego Teatru przyczyn i skutków zagrożeń dla zdrowia pracowników i osób postronnych przebywających na terenie Teatru,
• przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących przestrzegania wymogów i zasad ergonomii na stanowiskach pracy,
• udział w opracowaniu zakładowych wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji,
• nadzorowanie i kontrola pracy inspektora ppoż. oraz specjalisty ds. bhp
• udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy,
• udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego,
• współdziałanie z inspektorem ppoż. oraz kierownikami działów w zakresie prawidłowego rozmieszczenia sprzętu gaśniczego,
• organizacja pracy kierowcy i usług transportowych,
• właściwe przygotowanie i przekazywanie dokumentów do archiwum.
• pełnienie obowiązków Inspektora ochrony danych do którego należy:
  1. informowanie administratora oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy obowiązującego prawa oraz wewnętrznej polityki ochrony danych osobowych w Teatrze im. Juliusza Osterwy i doradzanie im w tej sprawie;
  2. wydawanie i anulowanie upoważnień dla osób przetwarzających dane osobowe zgodnie z zaleceniem administratora;
  3. monitorowanie przestrzegania obowiązujących przepisów prawa oraz wewnętrznej polityki ochrony danych osobowych w Teatrze im. Juliusza Osterwy, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
  4. udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania,
  5. współpraca oraz pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem,
  6. pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy prawa,
  7. prowadzenie rejestru czynności oraz pozostałej dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych w teatrze.

6. Do zadań Działu Księgowości należy:

• prowadzenie księgowości na zasadach określonych w odrębnych przepisach,
• opracowywanie planów finansowych,
• sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym dokumentów księgowych,
• terminowe egzekwowanie należności oraz regulowanie zobowiązań,
• rozliczanie i kontrola funduszu płac,
• prowadzenie rozliczeń i kalkulacji kosztów własnych,
• nadzór nad inwentaryzacją majątku oraz jej rozliczeniem,
• organizacja prawidłowego obiegu dokumentów,
• przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów księgowo – finansowych,
• kontrola komórek organizacyjnych pod względem prawidłowości, rzetelności wystawienia dokumentów oraz zasad gospodarności,
• obliczanie i wypłacanie należności wynikających ze stosunku pracy, prac zleconych, umów o dzieło i innych, terminowe naliczanie składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy,
• prowadzenie kart wynagrodzeń i dokumentacji płacowej pracowników,
• pobieranie i wypłacanie należności oraz rejestracja obrotu pieniężnego i ochrona wartości pieniężnych, stosownie do obowiązujących przepisów w tym zakresie,
• właściwe przygotowanie i przekazanie dokumentów do archiwum zakładowego,
• prowadzenie spraw socjalnych pracowników.

7. Do zadań Radcy prawnego należy:

• opracowywanie opinii prawnych,
• sporządzanie projektów wewnętrznych aktów prawnych,
• zastępstwo procesowe Teatru w postępowaniu sądowym.

8. Do zadań Pedagoga teatralnego należy:
   • opracowywanie i koordynowanie projektów edukacyjnych i artystycznych teatru,
   • stały monitoring programów i projektów adresowanych od instytucji kultury w zakresie organizacji i pozyskiwania funduszy na działalność edukacyjną teatru,
   • składanie aplikacji związanych z działalnością edukacyjną teatru,
   • współpraca ze szkołami, uczelniami w zakresie działań teatralnych i parateatralnych,
   • współpraca z fundacjami, stowarzyszeniami, organizacjami dla rozszerzenia kontaktów teatru w zakresie edukacji teatralnej,
   • organizowanie spotkań, prelekcji, warsztatów w zakresie edukacji teatralnej,
   • realizowanie polityki edukacyjnej teatru,
   • kierowanie działalnością edukacyjną teatru.

9. Do zadań Specjalisty ds. zamówień publicznych należy:

1)   prowadzenie postępowań o udzielanie zamówień publicznych,

2)   udział w wykonywaniu zadań i czynności w zakresie formalno –

prawnego przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielanie

zamówień publicznych,

3)   sporządzanie umów o zamówienia publiczne,

4)   udział w pracach komisji przetargowej,

5)   prowadzenie korespondencji (odpowiedzi na zapytania, zamówienia,

pisma wynikające z procedur odwoławczych itp.),

6)   ocena formalno – prawna składanych ofert (weryfikacja prawidłowości i

kompletności dokumentacji przetargowej sporządzonej w

postępowaniach o zamówienia publiczne),

7)  koordynowanie i kontrolowanie czynności związanych z zawarciem

umowy z wybranym oferentem poprzez dokonywanie wstępnej kontroli

projektów umów,

8)  opracowanie regulaminu pracy komisji przetargowej.

§ 9

Szczegółowe zadania wykonywane przez poszczególnych pracowników komórek organizacyjnych Teatru  określają indywidualne zakresy czynności ustalane przez Dyrektora w porozumieniu z kierownikami działów.

§ 10

1. Wszystkich pracowników Teatru obowiązują przepisy o zachowaniu tajemnicy służbowej.
2. Pracownicy są zobowiązani do właściwego zabezpieczenia dokumentów, komputerów i innych nośników informacji przed dostępem osób niepowołanych.

§ 11

1. Podmiotom zewnętrznym informacji w sprawach z zakresu działalności Teatru udziela Dyrektor lub inna upoważniona przez niego osoba, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Kierownicy Działów oraz Radca prawny udzielają informacji, o których mowa w ust. 1, z przypisanego im zakresu czynności dopiero po uzyskaniu zgody Dyrektora.

§ 12

Pisma wychodzące na zewnątrz podpisuje Dyrektor, a podczas jego nieobecności Główny Księgowy. Pisma wychodzące dotyczące działań poszczególnych działów podpisują kierownicy tych działów, ich zastępcy bądź upoważnieni przez nich pracownicy.

§ 13

1. Skargi, wnioski i petycje przyjmuje Dyrektor w godzinach urzędowania, a w czasie jego nieobecności inna upoważniona przez niego osoba.
2. Rejestr skarg, wniosków i petycji prowadzi Kierownik Działu Administracyjnego.

§ 14

Realizacja zadań obronnych w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny oraz planowania i realizacji działań mających na celu zapobiegania zagrożeniom o charakterze terrorystycznym lub reagowanie w przypadku wystąpienia zdarzeń o charakterze terrorystycznym.

1. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 15

1. Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Teatru.
2. Pracownicy Teatru potwierdzają swoim podpisem przyjęcie do wiadomości i stosowania postanowienia niniejszego Regulaminu.
3. Nieprzestrzeganie Regulaminu stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych.

§ 16

Schemat organizacyjny Teatru stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.

§ 17

1. Regulamin organizacyjny wprowadza się na czas nieokreślony.
2. Zmiana treści Regulaminu może nastąpić w formie pisemnej, w trybie właściwym do jego ustanowienia, bądź przez wprowadzenie nowego regulaminu.

§ 18

1. Postanowienia niniejszego Regulaminu wchodzą w życie po upływie 2

tygodni od podania jego treści do wiadomości pracowników.

2. Z dniem wejścia w życie niniejszego regulaminu traci moc obowiązujący

Regulamin Organizacyjny Teatru im. Juliusza Osterwy z dnia 01.01.2013r.

 

Komisja Zakładowa                                                            Dyrektor Naczelny i Artystyczny

 

NSZZ Solidarność

1. Krystyna Zienkiewicz – przewodnicząca ……………………..
2. Piotr Szyszka – wiceprzewodniczący ……………………….

 

Komisja Zakładowa ZZAP

1. Joanna Lenart – przewodnicząca ………………………..
2. Bogumiła Jędrzejczyk – zastępca przewodniczącej ……………………..

 

Załącznik:

1. Schemat Organizacyjny Teatru im. Juliusza Osterwy w Gorzowie Wlkp.