REGULAMIN ORGANIZACYJNY TEATRU

IM. JULIUSZA OSTERWY W GORZOWIE WLKP.

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1
Regulamin organizacyjny Teatru im. Juliusza Osterwy w Gorzowie Wlkp., zwany dalej „Regulaminem” określa strukturę organizacyjną Teatru, podstawowe obowiązki i kompetencje osób pełniących w Teatrze funkcje kierownicze oraz zasady funkcjonowania w Teatrze poszczególnych komórek organizacyjnych.
§ 2
1. Teatr zarządzany jest przez Dyrektora Teatru zwanego dalej „Dyrektorem” i Głównego Księgowego.
2. Dyrektora powołuje i odwołuje Zarząd Województwa Lubuskiego.
3. Bezpośredni nadzór nad Teatrem sprawuje Zarząd Województwa Lubuskiego.
4. Dyrektor wykonuje swoje zadania przy pomocy Głównego Księgowego i Kierowników Działów.

II. ZAKRES DZIAŁANIA I PODZIAŁ ZADAŃ
OSÓB ZARZĄDZAJĄCYCH TEATREM

§ 3
1. Do obowiązków Dyrektora należy m.in.:
1) realizacja zadań statutowych Teatru,
2) ustalanie regulaminu organizacyjnego,
3) ustalanie planów finansowych,
4) ustalanie regulaminów: pracy, wynagradzania pracowników w uzgodnieniu z organizacjami związkowymi,
5) reprezentowanie Teatru na zewnątrz,
6) przedkładanie organowi nadzoru planów rzeczowo-finansowych, sprawozdań, wniosków w powołanym zakresie,
7) stwarzanie warunków pracy dla uzyskania przez Teatr optymalnych efektów w działalności artystyczno-programowej,
8) ustalanie i kształtowanie kierunków działalności artystycznej Teatru w tym ustalanie planów repertuarowych na sezony artystyczne,
9) decydowanie w sprawach z zakresu prawa pracy,
10) zatwierdzanie planów działalności Teatru,
11) nadzorowanie przestrzegania przepisów prawa w działalności Teatru,
12) nadzorowanie dyscypliny pracy,
13) organizowanie i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej.
2. Do obowiązków Głównego Księgowego należy m.in.:
1) wykonywanie zadań zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi głównych księgowych, w tym ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych,
2) kierowanie pracą Działu Księgowości oraz koordynacja jego współpracę z innymi komórkami organizacyjnymi Teatru,
3) sprawowanie nadzoru nad całokształtem działalności Teatru w zakresie ekonomiczno – finansowym,
4) opiniowanie celowości i efektywności przedsięwzięć gospodarczych,
5) kontrolowanie prawidłowości decyzji i dokumentów wywołujących skutki finansowe,
6) organizowanie i kontrolowanie systemu obiegu dokumentów finansowych w Teatrze,
7) opracowanie planów działalności Teatru, a w szczególności planów usług, przychodów i kosztów, remontów oraz zakupów inwestycyjnych,
8) opracowanie okresowych analiz ekonomicznych i sprawozdań finansowych,
9) składanie Dyrektorowi sprawozdania o stanie gospodarki finansowej Teatru,
10) nadzorowanie prawidłowego rozliczenia dotacji i innych środków finansowych otrzymanych z innych źródeł,
11) współdziałanie z Archiwum Państwowym w sprawach archiwizowania akt i przechowywanie spisów dokumentów zdanych do Archiwum.

III. ORGANIZACJA WEWNĘTRZNA
§ 4
1. W Teatrze funkcjonują następujące komórki organizacyjne:
1) działy, którymi kierują Kierownicy,
2) samodzielne stanowisko pracy Radcy prawnego.
2. Kierownicy działów oraz pracownicy zarządzający Teatrem zobowiązani są do ścisłego współdziałania.
3. Jeżeli do określonego zadania niezbędne jest wspólne działanie, Dyrektor lub Główny Księgowy wyznacza koordynatora.
4. Wszelkie spory kompetencyjne pomiędzy kierownikami działów rozstrzyga Dyrektor.
5. Kierownicy działów wykonują przypisane im zadania oraz zadania doraźne zlecone przez Dyrektora:
1) kierują powierzonymi działami,
2) odpowiadają za terminowe i prawidłowe wykonanie zadań,
3) biorą udział w ustalaniu przez Dyrektora indywidualnych zakresów czynności poszczególnych pracowników komórek organizacyjnych Teatru,
4) odpowiadają za organizację i dyscyplinę pracy,
5) składają Dyrektorowi wnioski w sprawach kadrowych i płacowych,
6) sprawują nadzór nad rzetelnym wypełnianiem obowiązków przez pracowników,
7) zapewniają współpracę między komórkami organizacyjnymi w Teatrze,
8) dbają o podnoszenie kwalifikacji i doskonalenie zawodowe pracowników.
6. Kierowników działów zastępują ich zastępcy, a w razie braku takiego stanowiska w dziale, pracownicy wyznaczeni przez Dyrektora.

§ 5
W strukturze organizacyjnej Teatru wyróżnia się następujące komórki organizacyjne:
1) Dział Artystyczny,
2) Dział Księgowości,
3) Dział Techniczny,
4) Dział Gospodarczy,
5) Dział Promocji i Obsługi Widzów,
6) Dział Administracyjny,
7) samodzielne stanowisko pracy Radcy prawnego.

§ 6
1. Dyrektorowi Teatru bezpośrednio podlegają:
1) Główny Księgowy,
2) pracownicy Działu Artystycznego,
3) Kierownik Działu Promocji i Obsługi Widzów,
4) Radca prawny,
5) Kierownik Działu Technicznego,
6) Kierownik Działu Gospodarczego,
7) Kierownik Działu Administracyjnego.

2. Głównemu Księgowemu podlega Dział Księgowości, w skład którego wchodzą:
1) Zastępca Głównego Księgowego,
2) Kasjer główny,
3) Archiwista.

IV. ZADANIA I ZAKRESY DZIAŁANIA
POSZCZEGÓLNYCH KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

§ 7
1. Dział Artystyczny obejmuje aktorów, adeptów, inspicjenta – suflera.
2. Pracą Działu Artystycznego kieruje Dyrektor.

§ 8
1. Do zadań Działu Artystycznego należy:
1) przygotowanie przedstawień zgodnie z planem repertuarowym,
2) współudział w pracach dotyczących repertuaru Teatru,
3) reprezentowanie Teatru w kontaktach z organizacjami i stowarzyszeniami kulturalnymi,
4) kontakty z mediami, organizowanie konferencji prasowych,
5) prowadzenie działalności edukacyjnej Teatru,
6) prowadzenie merytorycznej informacji o historii i działalności Teatru,
7) kontakty z bibliotekami, autorami i realizatorami,
8) ścisła współpraca z reżyserem i scenografem oraz wszystkimi pozostałymi realizatorami w zakresie przygotowania przedstawienia,
9) koordynacja działań poszczególnych realizatorów w ich współpracy,
10) nadzór nad wykonaniem wszystkich części oprawy scenograficznej oraz przeprowadzenie przeglądu kostiumów, próby świateł i charakteryzacji,
11) współpraca z działem technicznym i poszczególnymi pracowniami Teatru,
12) staranne i sumienne przygotowanie powierzonego zadania aktorskiego,
13) wykonywanie poleceń i uwag reżysera spektaklu oraz pozostałych realizatorów,
14) właściwa organizacja prób i spektakli,
15) rzetelne kontrolowanie tekstu i pomoc w przyswajaniu tekstu przez zespół aktorski w czasie prób, a także suflowanie w czasie spektakli.

2. Do zadań Działu Promocji i Obsługi Widzów należy:
1) współudział w pracach dotyczących repertuaru Teatru,
2) redakcja merytoryczna i techniczna wydawnictw teatralnych,
3) reprezentowanie Teatru w kontaktach z organizacjami i stowarzyszeniami kulturalnymi,
4) kontakty z mediami, organizowanie konferencji prasowych,
5) kierowanie działalnością edukacyjną Teatru,
6) reklama i promocja przedsięwzięć realizowanych przez Teatr,
7) opracowywanie miesięcznego repertuaru Teatru
8) organizacja sprzedaży spektakli teatralnych,
9) organizacja widowni,
10) zapewnienie sprawnej obsługi widzów
11) sporządzanie odpowiedniej dokumentacji z realizacji spektakli teatralnych,
12) dokonywanie terminowych rozliczeń ze sprzedaży biletów wstępu, programów i innych publikacji,
13) właściwe przygotowanie i przekazywanie dokumentów do archiwum.

3. Do zadań Działu Technicznego należy:
1) opracowywanie kosztorysów i wykonywanie środków scenicznych: dekoracji, rekwizytów, kostiumów teatralnych,
2) utrzymywanie właściwych warunków bezpieczeństwa pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w Teatrze, ze szczególnym uwzględnieniem sceny i widowni,
3) prowadzenie gospodarki materiałowej i magazynowej na potrzeby działu,
4) nadzór i kontrola nad zabezpieczeniem majątku Teatru (będącego na stanie działu) przed kradzieżą i włamaniem,
5) zabezpieczenie technicznej obsługi podczas prób i spektakli teatralnych,
6) prowadzenie magazynu środków scenicznych,
7) prowadzenie racjonalnej gospodarki surowcami i materiałami,
8) właściwe przygotowanie i przekazywanie dokumentów do archiwum,
9) organizacja pracy kierowcy i usług transportowych,
10) dokonywanie wspólnie z działem gospodarczym przeglądów, napraw i konserwacji urządzeń technicznych, alarmowych, sygnalizacyjnych, grzewczych, wentylacyjnych i przeciwpożarowych,
11) zaopatrywanie instytucji w surowce i materiały.

4. Do zadań Działu Gospodarczego należy:
1) prowadzenie spraw administracyjnych i organizacyjnych Teatru,
2) zabezpieczenie majątku Teatru przed zniszczeniem, pożarem i kradzieżą,
3) prowadzenie spraw związanych z gospodarką materiałową i magazynową,
4) nadzór nad właściwym użytkowaniem i konserwacją budynków i urządzeń,
5) gospodarka remontowo – inwestycyjna,
6) przygotowanie przetargów,
7) realizacja zamówień poniżej 14 tys. EURO,
8) gromadzenie danych statystycznych i sporządzanie sprawozdań z zakresu administracyjno – gospodarczego,
9) utrzymanie porządku i czystości oraz estetycznego wyglądu pomieszczeń Teatru oraz otoczenia,
10) przygotowywanie zleceń na usługi komunalne,
11) kontrola opłat za światło, wodę, wywóz nieczystości, telefony,
12) administrowanie zasobami mieszkaniowymi Teatru,
13) stałe czuwanie nad stanem bezpieczeństwa przeciwpożarowego w pomieszczeniach instytucji,
14) kierowanie pracą zespołu pracowników gospodarczych, portierów, konserwatorów,
15) dokonywanie wspólnie z działem technicznym przeglądów, napraw i konserwacji urządzeń technicznych, alarmowych, sygnalizacyjnych, grzewczych, wentylacyjnych i przeciwpożarowych,
16) ewidencja rachunków telefonicznych oraz wystawianie not za przeprowadzone rozmowy prywatne,
17) właściwe przygotowanie i przekazywanie dokumentów do archiwum.

5. Do zadań Działu Administracyjnego należy:
1) prowadzenie procedur licencyjnych,
2) prowadzenie obsługi administracyjnej stanowiska Dyrektora,
3) prowadzenie rejestru korespondencji wpływającej i wysyłanej z Teatru zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
4) prowadzenie rejestru kontroli,
5) prowadzenie rejestru zarządzeń Dyrektora,
6) prowadzenie rejestru delegacji,
7) prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
8) prowadzenie przedsięwzięć w zakresie reklamy prasowej i radiowo-telewizyjnej wspólnie z Działem Promocji i Obsługi Widzów,
9) prowadzenie akt osobowych pracowników i archiwum w tym zakresie,
10) prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz kontrola dyscypliny pracy,
11) przygotowanie umów o pracę, umów zlecenia oraz umów o dzieło,
12) prowadzenie dokumentacji z zakresu organizacji i zarządzania Teatrem (statut, regulamin organizacyjny, dokumenty dotyczące zasad wynagradzania i inne),
13) funkcje doradcze i kontrolne w zakresie p.p.o.ż. oraz bezpieczeństwa i higieny pracy określone w Kodeksie Pracy i przepisach wykonawczych,
14) kontrolowanie, identyfikowanie i usuwanie z pomocą wyższego i średniego dozoru technicznego Teatru przyczyn i skutków zagrożeń dla zdrowia pracowników i osób postronnych przebywających na terenie Teatru,
15) przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących przestrzegania wymogów i zasad ergonomii na stanowiskach pracy,
16) udział w opracowaniu zakładowych wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji,
17) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy,
18) opracowywanie wniosków dotyczących przyczyn i okoliczności wypadków,
19) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego,
20) współdziałanie z kierownikami działów w zakresie prawidłowego rozmieszczenia sprzętu gaśniczego,
21) organizacja pracy kierowcy i usług transportowych,
22) właściwe przygotowanie i przekazywanie dokumentów do archiwum

6. Do zadań Działu Księgowości należy:
1) prowadzenie księgowości na zasadach określonych w odrębnych przepisach,
2) opracowywanie planów finansowych,
3) sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym dokumentów księgowych,
4) terminowe egzekwowanie należności oraz regulowanie zobowiązań,
5) rozliczanie i kontrola funduszu płac,
6) prowadzenie rozliczeń i kalkulacji kosztów własnych,
7) nadzór nad inwentaryzacją majątku oraz jej rozliczeniem,
8) organizacja prawidłowego obiegu dokumentów,
9) przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów księgowo – finansowych,
10) kontrola komórek organizacyjnych pod względem prawidłowości, rzetelności wystawienia dokumentów oraz zasad gospodarności,
11) obliczanie i wypłacanie należności wynikających ze stosunku pracy, prac zleconych, umów o dzieło i innych, terminowe naliczanie składek ZUS i zaliczek na podatek dochodowy,
12) prowadzenie kart wynagrodzeń i dokumentacji płacowej pracowników,
13) pobieranie i wypłacanie należności oraz rejestracja obrotu pieniężnego i ochrona wartości pieniężnych, stosownie do obowiązujących przepisów w tym zakresie,
14) właściwe przygotowanie i przekazanie dokumentów do archiwum zakładowego,
15) prowadzenie spraw socjalnych pracowników.

7. Do zadań Radcy prawnego należy:
1) opracowywanie opinii prawnych,
2) sporządzanie projektów wewnętrznych aktów prawnych,
3) zastępstwo procesowe Teatru w postępowaniu sądowym.

§ 9
Szczegółowe zadania wykonywane przez poszczególnych pracowników komórek organizacyjnych Teatru określają indywidualne zakresy czynności ustalane przez Dyrektora w porozumieniu z kierownikami działów.

§ 10
1. Wszystkich pracowników Teatru obowiązują przepisy o zachowaniu tajemnicy służbowej.
2. Pracownicy są zobowiązani do właściwego zabezpieczenia dokumentów, komputerów i innych nośników informacji przed dostępem osób niepowołanych.
§ 11
1. Podmiotom zewnętrznym informacji w sprawach z zakresu działalności Teatru udziela Dyrektor lub inna upoważniona przez niego osoba, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Kierownicy Działów oraz Radca prawny udzielają informacji, o których mowa w ust. 1, z przypisanego im zakresu czynności dopiero po uzyskaniu zgody Dyrektora.

§ 12
Pisma wychodzące na zewnątrz podpisuje Dyrektor, a podczas jego nieobecności Główny Księgowy.
§ 13
1. Skargi i wnioski przyjmuje Dyrektor w godzinach urzędowania, a w czasie jego nieobecności inna upoważniona przez niego osoba.
2. Rejestr skarg i wniosków prowadzi Kierownik Działu Administracyjnego.

V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 14
1. Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Teatru.
2. Pracownicy Teatru potwierdzają swoim podpisem przyjęcie do wiadomości i stosowania postanowienia niniejszego Regulaminu.
3. Nieprzestrzeganie Regulaminu stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych.
§ 15
Schemat organizacyjny Teatru stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.

§ 16
1. Regulamin organizacyjny wprowadza się czas nieokreślony.
2. Zmiana treści Regulaminu może nastąpić w formie pisemnej, w trybie właściwym do jego ustanowienia, bądź przez wprowadzenie nowego regulaminu.
§ 17
Postanowienia niniejszego Regulaminu wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od podania jego treści do wiadomości pracowników z mocą obowiązującą od 01.01.2013 r.

Gorzów Wlkp., 27.03.2013 r.